7 bí quyết làm 20% thời gian đạt 80% kết quả

Con người ta tài hoa ngày càng nhiều thì thời gian ngày càng ít. Có thể nói cuộc đời của chúng ta là dùng thời gian để đổi lấy tài hoa… Nếu như mỗi ngày thời gian đều giảm bớt nhưng tài hoa lại không tăng thêm thì chính là lãng phí thời gian. Vì vậy ta cần phải tiết kiệm và sử dụng thời gian có hiệu quả. Làm thế nào đây? Dưới đây là một vài gợi ý dành cho bạn.

Không trở thành nô lệ của sự vội vã

Ưu tiên cho những việc quan trọng và khẩn cấp. Việc “quan trọng” và việc “khẩn cấp” hoàn toàn khác nhau, ví dụ như “ngày mai kiểm tra” là việc khẩn cấp, còn “bồi dưỡng trình độ” là vấn đề quan trọng nhưng không khẩn cấp. Con người luôn có thói quen làm những chuyện khẩn cấp trước, nhưng cũng bởi vì như vậy mà những chuyện quan trọng lại bị bỏ quên.

Phần lớn những chuyện khẩn cấp thường không quan trọng và những chuyện quan trọng lại không khẩn cấp. Vì vậy không nên dùng toàn bộ thời gian đi làm những chuyện khẩn cấp, nhất định phải dành lại thời gian đi làm những chuyện quan trọng chân chính, ví dụ tiếp thu tri thức, học cách làm người…

Biện pháp tốt nhất để quản lý thời gian chính là mỗi sáng thức dậy lập kế hoạch nên làm những chuyện khẩn cấp gì và những việc quan trọng nào. Trước khi đi ngủ suy ngẫm lại xem hôm nay bạn đã cân bằng được hai chuyện này hay chưa? Bạn cần phân biệt rõ ràng những chuyện cần làm và những chuyện không cần làm, những chuyện làm “đủ tốt là được” và những chuyện “đủ tốt là không đủ”. Nhiều chuyện khẩn cấp và quan trọng như vậy, muốn làm mọi chuyện tốt nhất là điều không thực tế. Những chuyện “đủ tốt là không đủ” thì bạn cần làm tốt nhất. Nhưng những chuyện “đủ tốt là được” chỉ cần cố gắng làm là ổn rồi.

Dùng thái độ tích cực đối diện những chuyện mà mình không thể thay đổi

Hãy quan tâm nhiều hơn những chuyện bạn có thể thay đổi. Mặc dù bạn hoàn toàn có thể “làm những việc muốn làm” một cách tự do, tùy ý. Nhưng trong lúc đang theo đuổi hứng thú của mình đồng thời bạn cũng phải làm tốt những chuyện bắt buộc phải làm. Đây là điều căn bản nhất của người có trách nhiệm. Lập một kế hoạch dài hạn và chi tiết ngay từ đầu, như vậy sẽ nhìn thấy được sự tiến triển của bản thân, càng có thêm động lực để bước tiếp.

Quản lý thời gian và thiết lập mục tiêu

Bởi vì bạn cần thời gian để thực hiện mục tiêu, cho nên quản lý thời gian và mục tiêu là hai chuyện luôn đi đôi với nhau, không thể chia cắt. Khi bạn hoàn thành từng mục tiêu nhỏ, bạn sẽ biết rõ khoảng cách giữa bạn và mục tiêu lớn trong đời còn bao xa. Cam kết sẽ hành động mỗi ngày của bạn vừa là áp lực vừa là động lực, hơn nữa cam kết hành động phải kết hợp với mục tiêu lâu dài của bạn. Vì vậy muốn lập kế hoạch cho công việc và cuộc sống, trước hết cần phải quản lý tốt thời gian của bản thân, biết thời gian của bản thân nên dùng như thế nào.

Hãy tạo cho mình những bản đồ Start Up đầu tiên (Ảnh: Shutterstock).

Chọn ra một tuần, mỗi ngày đều ghi chép lại những chuyện bạn làm được trong mỗi 30 phút, sau đó làm một bảng phân loại (ví dụ: Học tập, cùng bạn bè trò chuyện, tham gia hoạt động chung, giải trí…) và thống kê. Hãy xem bản thân dùng nhiều thời gian nhất trong công việc nào. Nếu như muốn tiến bộ, đầu tiên chúng ta phải hiểu được hiện trạng ra sao.

Học được các sử dụng thời gian nhỏ nhặt và “thời gian chết”

Nếu như đã thống kê thời gian như trên, bạn nhất định sẽ phát hiện hằng ngày có rất nhiều thời gian bị trôi mất, ví dụ như đợi xe, gọi điện thoại, làm bài tập… Mọi người đều thích nghe nhạc bằng điện thoại. Vậy tại sao chúng ta không cho thêm những nội dung liên quan đến học tập như bài hội thoại, bài hát tiếng Anh vào trong điện thoại? Trọng điểm là cho dù bản thân có bận rộn hay không, bạn cũng phải lợi dụng những khoảng thời gian nhỏ nhặt nhất để chuẩn bị cho việc bạn cần làm. Như vậy khi bạn có thời gian rảnh rỗi thì có thể làm được những chuyện mình đã vạch ra kế hoạch từ trước.

Mỗi sáng sớm bạn hãy sắp xếp những việc cần phải làm trong ngày theo thứ tự ưu tiên, sau đó thực hiện theo thứ tự này, nhất định phải yêu cầu bản thân làm xong ba việc quan trọng nhất trong ngày. Chúng ta luôn cảm thấy mỗi ngày có nhiều việc làm hoài không hết. Chuyện duy nhất có thể làm được chính là phân biệt những điều trọng yếu và thứ yếu. Có những người trẻ tuổi sẽ nói bản thân “không có thời gian học tập”, thực ra có thể đổi thành một cách nói khác chính là “học tập không được sắp xếp vào vị trí ưu tiên trong bảng thứ tự”.

Từng có một giáo viên dạy học sinh cách quản lý thời gian, giáo viên này mang hai bể thủy tinh lớn và một đống đá có kích cỡ khác nhau đến lớp, sau đó làm một thực nghiệm. Thầy đổ những hòn đá nhỏ vào trong một bể thủy tinh, kết quả những hòn đá to không thể bỏ vào được. Mặt khác Thầy đổ những hòn đá lớn vào trong chiếc bể còn lại, sau đó lại cho vào những hòn đá nhỏ, mà những hòn đá nhỏ này thật sự có thể dần dần len lỏi vào trong. Thầy sử dụng nó như một phép ẩn dụ: “Quản lý thời gian chính là làm những chuyện bản thân cần ưu tiên trước, nếu như thứ tự bị đảo ngược, những chuyện không quan trọng sẽ chiếm dụng hết thời gian của bạn, còn những chuyện quan trọng sẽ không còn vị trí trống”.

Sử dụng nguyên tắc “80% – 20%”

Nếu như con người sử dụng thời gian có hiệu quả cao nhất, thì chỉ cần đầu tư 20% thời gian đã có thể sản sinh ra 80% hiệu quả. Ngược lại, nếu như sử dụng thời gian có hiệu quả thấp nhất, thì khi đầu tư 80% thời gian cũng chỉ sản sinh được 20% hiệu quả. Lúc đầu óc minh mẫn nhất trong ngày nên làm những việc cần chuyên tâm nhất. Thời gian ở cùng bạn bè và người nhà thì không cần đến đầu óc minh mẫn như vậy.

Vì vậy, chúng ta phải nắm bắt 20% thời gian hiệu quả nhất trong ngày (có một số người là lúc sáng sớm, cũng có một số người là buổi tối). Ngoại trừ thời gian còn phải xem trạng thái tâm lý của bạn, đường huyết cao hay thấp, nghỉ ngơi đủ hay không… phải xem xét một cách toàn diện. Bạn hãy dành riêng thời gian ấy cho những việc khó nhất và cần phải suy nghĩ nhiều nhất. Có rất nhiều người thích thức khuya, nhưng thức khuya có hại cho thân thể, vì vậy tốt nhất nên cố gắng ngủ sớm dậy sớm.

Đối mặt với sự cám dỗ, phải kiên trì

Đa số thời gian nên dùng vào những chuyện có thể phát triển bản thân, ví dụ như đọc sách, học tập… Thời gian học đại học chính là khoảng thời gian dễ dàng lạc hướng nhất. Bạn nhất định phải có năng lực tự khống chế bản thân, quen biết với một số bạn tốt, bồi dưỡng một số thói quen tốt, không nên đam mê những thói quen không hữu ích cho bạn, ví như chơi trò chơi trực tuyến.

Bạn sẽ thấy, những người bạn đại học có sự nghiệp thành đạt nhất của mình hầu như không ai “nghiện” trò chơi điện tử. Những sinh viên nghiện trò chơi trực tuyến cũng là một loại trốn tránh thực tế, không có trách nhiệm với bản thân. Hãy thoát khỏi những trò chơi trực tuyến và trân trọng thời gian quý báu của mình ở trường đại học, tìm kiếm hứng thú thật sự của bản thân, làm những việc có ý nghĩa, khiến bản thân hài lòng.

Người ta phát hiện ra rằng, “hiệu quả” và “hứng thú” có quan hệ trực tiếp với nhau, còn là một mối quan hệ mật thiết. Nếu như đối mặt với việc mà bạn không có hứng thú, có thể bạn sẽ dùng đến 40% thời gian nhưng chỉ đạt được 20% hiệu quả. Nếu như gặp được những việc có hứng thú, bạn có thể dùng 100％ thời gian nhưng lại đạt được 200％ hiệu quả.

Nhớ giữ sức khỏe

Lúc còn trẻ “liều mạng” làm việc có thể không phải là vấn đề gì lớn, nhưng nhất định phải chú ý đến sức khỏe của bản thân, bao gồm cả ẩm thực và rèn luyện. Về điểm này nhiều người đã không làm tốt, khiến thân thể trở nên giống như một ngọn đèn vàng, phát sinh nhiều bệnh tật.

Cần chú ý đồng hồ sinh học và quy luật vận động, làm việc và nghỉ ngơi hợp lý. Làm được như vậy thì bạn cũng không cần thức khuya bởi vì “thời gian không đủ”. Thức khuya làm việc sẽ có hiệu quả thấp, còn hại thân.

Sức khỏe là chìa khóa của mọi thành công (Ảnh: Học viên Pháp Luân Công).

Mặt khác, muốn phát huy tốt nhất trong công việc thì sức khỏe là quan trọng nhất, chìa khóa có thể thay đổi tình trạng của bạn là tâm lý chứ không phải là vấn đề sinh lý. Thái độ, khát vọng, ý chí mới là những thứ chân chính bạn cần đầu tư vào công việc.

Hy vọng những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn có một công việc thật như ý, mỹ mãn, đồng thời có thể tận hưởng cuộc sống của mình theo một cách trọn vẹn hơn. Hãy chia sẻ với bạn bè và người thân của mình nếu thấy những lời khuyên này là không thừa thãi!

Lan Hòa sưu tầm